つい先日の11月18日(月)　に　11月24日(日)の開催依頼が来ました。
開催まで６日しかない急な依頼なのですが・・・

この場合事務局はすぐに依頼があった旨を「ＶＯＬＯ（うぉろ）の会員掲示板」に告知　→

→　それを見たメンバーから参加可能か否かの連絡が掲示板にあり　→

→　事務局が開催可能か否かを判断　→

→　施設側に回答

という、流れになります・・・
したがいまして、少し依頼日と開催日に期間に余裕を持って打診いただくと実現の可能性は高いです。
（結果的に上記のご依頼に対しては、残念ながら開催を断念しました）

また、通常の「スケジュールの管理」は概ね下記の流れです。

開催月の前月の１０日位までに各メンバーの１ヶ月分の土日祝の大凡の「参加可能日」が「ＶＯＬＯ（うぉろ）の会員掲示板」を通じて事務局に寄せられます（例えば　7月10日位までに8月1日～31日の「参加可能日」が寄せられます）　→

→　各メンバーの予定を踏まえて事務局中心に各施設等に開催を打診、交渉（開催月の前月の５日～１５日位に行います）→

→　決定　→

→　「ＶＯＬＯ（うぉろ）の会員掲示板」を通じて各メンバーに通知

という流れです。　定期的な開催のお許しを戴いている施設等には予め大凡の開催の頻度を打ちあわせて、定めていただいているケースが多いです。

また、例外としてとくにイベント等は何ヶ月も前に予定が入っていることもあります。

written by　 Y .